Accompagnement des notaires par des experts-comptables : un enjeu stratégique
Le notaire exerce une profession réglementée au cœur de la vie juridique et patrimoniale des particuliers comme des entreprises. Acteur de confiance, il est tenu à une rigueur absolue dans la gestion de son étude, tant sur le plan déontologique que comptable, juridique et fiscal.
Dans ce contexte, le recours à un cabinet d’expertise comptable spécialisé dans les études notariales et dans leurs particularités comptables, fiscales et réglementaires, tel que le groupe Exentys, permet de sécuriser la gestion financière tout en assurant la conformité aux exigences réglementaires.
Pourquoi un cabinet d’expertise comptable pour notaires ?
Le notariat est une profession réglementée, soumise à des obligations comptables, fiscales et juridiques spécifiques. Ce métier a connu de nombreuses évolutions au fil des ans comme la création de l’acte authentique électronique en 2008 et de l’acte authentique électronique par comparution à distance en 2020.
Par ailleurs, être notaire signifie être un officier public et ministériel, un expert juridique et un chef d’entreprise.
Entre les formalités liées à l’exercice de la profession, la gestion des comptes clients, la fiscalité de l’office, la gestion des collaborateurs, ou encore les contrôles de la Chambre des notaires, les impératifs de ces officiers publics et ministériels sont nombreux.
Faire appel à un cabinet d’expertise comptable spécialisé dans l’accompagnement des notaires, c’est s’assurer d’une gestion conforme, fluide et sécurisée. En tant que professionnel du chiffre, l’expert-comptable est un partenaire de confiance dans le pilotage de l’office, capable d’allier technicité comptable et connaissance des enjeux stratégiques à votre profession.
Au-delà de sa mission d’expertise comptable, le cabinet Exentys vous accompagne de la création de votre étude à sa transmission et dans sa bonne gestion, notamment d’un point de vue fiscal.
Exemples de prestations proposées en comptabilité et gestion :
- tenue de la comptabilité dans le respect du plan comptable notarial ;
- établissement des déclarations fiscales ;
- assistance au contrôle de l’inspection de la Chambre des notaires ;
- conseil en organisation et en optimisation de la trésorerie et des flux de l’étude ;
- accompagnement dans la gestion des collaborateurs ;
- suivi de la rentabilité de l’étude.
Quelles sont les spécificités réglementaires des études des notaires ?
Aux côtés des notaires depuis près de 20 ans, le cabinet Exentys maîtrise les spécificités de leurs professions.
Les particularités comptables
L’activité notariale est encadrée par des règles comptables très strictes définies par le décret n°45-0117 du 19 décembre 1945 pris pour l’application du statut du notariat.
La première règle est qu’un notaire doit tenir une comptabilité distincte pour ses opérations propres et pour les fonds déposés à l’étude (comptes clients, tiers, mandats). Les sommes appartenant à des tiers doivent être affectées sur un compte séparé du compte de l’étude.
Parmi les spécificités de la comptabilité notariale :
- le respect du plan comptable notarial ;
- l’établissement de documents comptables propres à la profession (journal des espèces, registre des valeurs, grand livre des espèces, registre des frais d’acte et registre spécial des balances trimestrielles) ;
- l’obligation de délivrer un reçu pour chaque somme encaissée ;
- le suivi des comptes tiers ;
- l’élaboration d’un bilan annuel ;
- l’établissement d’une déclaration d’activité professionnelle au Conseil supérieur du notariat (CSN) ;
- l’envoi de votre situation comptable à la Chambre des notaires.
Un expert-comptable connaissant parfaitement ces exigences est un allié essentiel pour garantir la régularité et la transparence des comptes de l’étude. Il vous aidera également à préparer les questionnaires en vue des inspections de la Chambre des notaires.
Les particularités juridiques
Le cadre juridique d’exercice des notaires est fixé par la loi, par la convention collective nationale du notariat du 8 juin 2001 (actualisée en 2021 et 2024) et par le Code de déontologie des notaires.
Il connait continuellement des évolutions afin de suivre la pratique et d’assurer un bon exercice de la profession.
Pour rappel, un notaire peut exercer à titre individuel ou au sein d’une société : société civile professionnelle (SCP) ou société d’exercice libérale (SEL). Par ailleurs, les notaires peuvent également devenir associés d’une société de participations financières de professions libérales (SPFPL).
Bon à savoir : Le régime juridique de l’exercice en société des professions libérales réglementées a été harmonisé et simplifié avec l’ordonnance du 8 février 2023.
De plus, la loi n° 2025-990 du 6 août 2015 pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques a instauré de nouvelles mesures, dont :
- une carte d’implantation ;
- des tarifs réglementés mis à jour ;
- une révision de la zone de compétence de certaines activités.
Les particularités fiscales
Les prestations des notaires sont soumises à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) au taux de 20 %, sauf en ce qui concerne les débours. Ces derniers sont exclus de la base d’imposition.
En plus de ses missions d’expertise comptable et d’audit et de commissariat aux comptes, le cabinet Exentys vous accompagne dans l’environnement fluctuant et concurrentiel qu’est le notariat aujourd’hui, afin de vous aider à affronter les défis de demain.
Pourquoi choisir le cabinet d’expertise comptable Exentys ?
Exentys est un cabinet d’expertise comptable et de commissariat aux comptes qui accompagne des études de notaires depuis près de 20 ans. Nous disposons d’une solide expérience dans l’accompagnement des notaires. Nous connaissons les enjeux de votre profession, les spécificités de votre environnement réglementaire et les outils que vous utilisez au quotidien.
Notre approche est basée sur :
- la réactivité ;
- la pédagogie ;
- la rigueur ;
- une vision stratégique de votre activité.
Nos missions dédiées aux offices notariaux
- Tenue et révision comptable de l’office : gestion des flux comptables de l’office, analyse des ratios professionnels, production des états financiers, calcul des budgets prévisionnels, etc.
- Gestion de la fiscalité notariale : établissement et télétransmission de vos déclarations fiscales, optimisation fiscale (IS ou IR), etc.
- Accompagnement social et RH : établissement des bulletins de paie et des déclarations sociales, rédaction des contrats, réalisation de missions d’inspection notariale annuelles et occasionnelles, etc.
- Conseil en gestion et pilotage de l’étude : conseil à l’installation, aide au choix de votre forme juridique (SCP, SELARL, SELAS, office individuel, etc.), conseil juridique et fiscal, analyse de la marge et des charges, optimisation des processus internes, etc.
- Assistance lors des contrôles et des audits : préparation des pièces et de l’argumentaire.
- Aide à la création, cession, transmission ou restructuration d’un office notarial : étude de faisabilité, réalisation d’un business plan et des formalités de modification, analyse de l’étude à reprendre, transformation de l’étude, valorisation, accompagnement à la reprise ou à la transmission, coût de l’opération, audit préalable à la cession, mise en place d’une stratégie de développement, etc.
Le cabinet Exentys vous assiste dans la gestion globale de votre étude, que ce soit lors de votre installation pour optimiser votre démarrage ou tout au long de votre développement.
Un accompagnement sur mesure selon la taille et les besoins de l’étude
Les besoins d’une étude notariale varient en fonction de sa taille, de sa spécialisation (immobilier, droit de la famille, droit des affaires, etc.) et de son niveau d’internalisation de la gestion comptable.
C’est pourquoi un accompagnement sur mesure est proposé aux notaires avec différents degrés d’intervention possibles :
- externalisation complète de la comptabilité ;
- mise en place d’un outil collaboratif pour faciliter les échanges entre l’étude et votre expert-comptable :
- audit occasionnel ou régulier de la comptabilité de l’étude ;
- formation du personnel aux bonnes pratiques à connaître.
Notre cabinet ne se contente pas de produire des chiffres. Nous construisons avec chaque notaire un partenariat, adapté à la taille de l’office notarial, à ses enjeux et à ses objectifs.
Nous travaillons main dans la main avec vos collaborateurs et vos partenaires juridiques pour sécuriser l’ensemble de vos obligations comptables et optimiser la gestion de votre étude.
À titre d’exemple, nous avons mis en place un service dédié à la paie et au social pour vous aider à maîtriser l’ensemble des actions qu’impliquent l’embauche de collaborateurs au sein de votre étude et leur suivi RH.
Les bénéfices pour votre étude notariale
- Gain de temps : nous prenons en charge vos obligations légales, comptables et fiscales pour vous permettre de vous concentrer sur vos clients et vos dossiers.
- Conformité garantie : nos équipes maîtrisent les obligations réglementaires spécifiques aux notaires. Nous décelons les points à améliorer lors de nos révisions des comptes ou d’audits.
- Optimisation des charges : nos tableaux de bord vous aident dans le pilotage de votre activité et nos analyses permettent d’améliorer votre rentabilité.
- Sécurité : nous réduisons le risque d’erreurs et de non-conformité.
- Accompagnement stratégique : nous vous aidons à piloter votre activité et à préparer l’avenir à travers des conseils économiques, juridiques et fiscaux que ce soit pour la création d’une étude, sa croissance, la réalisation d’investissement ou lors d’un rachat de parts.
En s’appuyant sur un cabinet d’expertise comptable spécialisé, vous vous donnez les moyens de piloter votre activité avec sérénité et de répondre pleinement à vos obligations réglementaires. C’est également une opportunité de gagner en rentabilité et en fiabilité. Il s’agit d’un véritable partenariat stratégique qui contribue à renforcer la pérennité de votre étude notariale.
Situé à Paris (75008), mais intervenant sur l’ensemble du territoire, n’hésitez pas à contacter les équipes d’Exentys pour faire un point sur la situation de votre étude notariale.
FAQ
Pourquoi un notaire a-t-il besoin d’un expert-comptable spécialisé ?
Le recours à un expert-comptable spécialisé dans les études notariales vous permet d’obtenir un accompagnement sur mesure par un professionnel qui maîtrise les règles spécifiques de votre profession.
Un notaire peut-il tenir sa comptabilité lui-même ?
Oui, mais en pratique cela représente un risque important d’erreur ou d’irrégularité. L’intervention d’un expert-comptable permet de sécuriser l’ensemble des opérations et de vous assurer un suivi régulier.
Quelles sont les obligations comptables d’un notaire ?
Tenue d’une comptabilité conforme au plan comptable du notariat, production de pièces justificatives, rapprochement bancaire, suivi des flux clients, établissement du bilan annuel… Les obligations comptables sont nombreuses et complexes d’où la nécessité de recourir au service d’un cabinet d’expertise comptable pour éviter les erreurs, assurer sa conformité et gagner de longues heures par mois.
L’expert-comptable peut-il aider lors du contrôle de l’inspection de la Chambre des notaires ?
Oui, il peut préparer les documents demandés, vérifier leur cohérence et assister l’étude pendant toute la durée du contrôle. Il se tient également à vos côtés lors des contrôles ponctuels de la Caisse de retraite et de prévoyance des Clercs et Employés de Notaires (CRPCEN).
Quels sont les avantages d’un suivi régulier plutôt que d’un accompagnement ponctuel ?
Un suivi régulier permet d’anticiper les difficultés, de mieux piloter l’activité et de disposer d’indicateurs fiables à tout moment pour une prise de décision rapide et éclairée.
Comment soumettre sa comptabilité mensuelle à la Chambre des notaires ?
Chaque mois, il vous faut envoyer votre situation comptable à la Chambre des notaires. L’expert-comptable vous aide à remplir votre obligation. Par exemple, nous pouvons nous occuper de mettre en place les abonnements de charges autorisés afin de provisionner (ou lisser) les cotisations sociales de notaires, les amortissements, etc.
Existe-t-il des logiciels comptables compatibles avec les activités des études notariales ?
Certaines solutions sont spécialement conçues pour répondre aux exigences du plan comptable du notariat et faciliter les échanges avec votre expert-comptable. Nous pourrons vous recommander un outil adapté à la taille et aux pratiques de votre étude. Dans tous les cas, nous sommes habitués mettre en œuvre des processus digitaux agiles et sécurisés.
Le notaire est-il soumis à des contrôles réguliers ?
Oui, outre les contrôles fiscaux classiques, les études sont régulièrement inspectées par les instances professionnelles. Une comptabilité rigoureuse est donc essentielle pour se prémunir contre toute sanction.
Quelles sont les conséquences d’une erreur comptable dans une étude notariale ?
Une erreur peut engager la responsabilité professionnelle du notaire, générer un redressement fiscal ou une sanction disciplinaire, d’où l’importance d’un accompagnement expert et d’un suivi rigoureux des opérations.
Est-il possible d’externaliser uniquement certaines tâches (paie, déclarations fiscales, etc.) ?
Oui, nous pouvons intervenir de manière ciblée selon les besoins de votre étude et selon les ressources internes à votre disposition. Cette flexibilité permet d’optimiser les coûts tout en bénéficiant d’une expertise pointue sur les aspects les plus sensibles. Nous pouvons également vous déléguer un collaborateur pour répondre temporairement à une période d’accroissement d’activité.
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