En cette période de fin d’année, la question des chèques cadeaux revient fréquemment autour de la machine à café ! Bons d’achats, Chèques-cadeaux ou encore chèques culture… Les entreprises n’ont que l’embarras du choix pour faire plaisir à leurs salariés, tout en allégeant leurs charges ! Valeurs sûres pour améliorer la satisfaction de vos collaborateurs, ces dispositifs sont simples et rapides à mettre en œuvre. A travers cet article, Exentys vous propose de faire le point sur les différentes alternatives s’offrant à vous et vous rappelle les différentes conditions à remplir pour chaque dispositif.
Attribution de chèques-cadeaux, bons d’achats et cadeaux à vos salariés : ce qu’il faut savoir
Le rôle du CSE ou de l’employeur
Certaines règles sont à respecter pour octroyer des chèques-cadeaux, des bons d’achats ou des chèques culture à vos salariés. Tout d’abord, l’attribution doit se faire par le comité social d’entreprise (CSE) ou directement par l’employeur en l’absence de comité.
Pour rappel, les activités à caractère social et culturel sont, en théorie, gérées par :
- le CSE à « compétences élargies » (pour les entreprises d’au moins 50 salariés) ;
- l’employeur en présence d’un CSE à « attributions réduites » (pour les entreprises entre 11 et 49 salariés) ;
- l’employeur en l’absence de CSE en raison de l’effectif (pour les entreprises de moins de 11 salariés) ;
- l’employeur en l’absence d’un CSE sur présentation d’un procès-verbal de carence.
Les règles pour bénéficier de l’exonération de cotisations et contributions sociales
Etant donné qu’il s’agit d’un avantage attribué « en contrepartie ou à l’occasion du travail », les chèques cadeaux, bons d’achats et les cadeaux sont par principe soumis au paiement de cotisations et contributions sociales. Néanmoins, les employeurs peuvent en être exonérés dans certains cas.
- Cas 1 : le montant des chèques-cadeaux, bons d’achat ou cadeaux est inférieur ou égal au seuil autorisé
Quand, au cours d’une année civile, le montant total des bons d’achat et cadeaux attribués à un salarié n’excède pas 5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale, alors ce montant est exonéré de cotisations de sécurité sociale. En 2023, 5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale équivaut à 183 €.
- Cas 2 : le montant des chèques-cadeaux, bons d’achat ou cadeaux est supérieur au seuil autorisé.
Lorsque le montant global des avantages est supérieur au seuil fixé, l’employeur peut toutefois bénéficier de l’exonération s’il remplit certaines conditions.
Tout d’abord, les bons d’achats, les chèques cadeau et/ou les cadeaux attribués à un salarié doivent être donnés dans le cadre d’un événement précis, mentionné au sein de la liste ci-après :
- la naissance ou l’adoption d’un enfant
- le mariage ou le pacs
- le départ à la retraite du salarié
- la fête des mères et des pères
- la Sainte-Catherine et la Saint-Nicolas
- Noël pour les salariés et les enfants jusqu’à 16 ans révolus dans l’année civile
- la rentrée scolaire pour les collaborateurs qui ont des enfants âgés de moins de 26 ans durant l’année d’attribution du bon d’achat. Un justificatif de suivi de la scolarité vous sera demandé.
Par ailleurs, l’utilisation des bons d’achats répond à des règles strictes. Le bon d’achat doit faire mention de la nature du bien qu’il permet d’acquérir, le nom d’une ou plusieurs enseignes et du ou des rayons de grand magasin.
Enfin, le montant se devra d’être proportionné et ne pas dépasser les 5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale par événement et par année civile. (Pour en savoir plus, vous pouvez consulter le site de l’Urssaf.)
A noter :
Il existe quelques cas particuliers :
- à Noël, le seuil est de 5 % par salarié et de 5 % par enfant ;
- à l’occasion d’une rentrée scolaire, le seuil est de 5 % par enfant ;
- si les deux conjoints travaillent au sein de la même entreprise, le seuil est fixé pour chacun d’eux.
Les chèques cultures : un dispositif gagnant-gagnant à découvrir
Pensez également aux dispositifs favorisant l’accès à la culture. Les chèques-lire et les chèques-disque sont exonérés de cotisations, de CSG et CRDS. Il en va de même pour les chèques-culture qui permettent les échanges contre des biens culturels variés : livres, supports musicaux, DVD, places de concert et de cinéma, billets d’accès aux musées et aux monuments historiques… Bien sûr, l’exonération des chèques-culture nécessite le respect de certaines conditions d’attribution et d’utilisation (lettre-circ. ACOSS 2006-124 du 14/12/2006).
Ainsi, le chèque-culture sera-t-il échangé soit dans des enseignes commercialisant exclusivement des biens ou des prestations culturels, soit dans des enseignes généralistes. Dans le second cas, pour qu’il y ait exonération, il est nécessaire que le chèque comporte de manière apparente une restriction d’utilisation aux biens ou aux prestations culturels. L’exonération ne pourra pas s’appliquer si le chèque est utilisé dans des enseignes ne commercialisant aucun produit à caractère culturel.
A noter
Tout équipement permettant la lecture des supports musicaux ou audiovisuels (lecteur DVD…) est exclu du dispositif. Par ailleurs, les chèques-culture ne peuvent pas être échangés pour l’obtention de places pour des compétitions ou des événements à caractère sportif.
A événement exceptionnel, dispositions exceptionnelles !
Après la Coupe du monde de rugby, les jeux olympiques de Paris feront l’objet d’un cas particulier pour 2023 et 2024. En effet, les CSE ou les employeurs ont la possibilité d’offrir des places à leurs collaborateurs pour assister aux épreuves des Jeux olympiques et paralympiques 2024, sans que cela ne soit assujetti aux prélèvements sociaux et fiscaux.
Au titre de cette manifestation sportive, le plafond d’exemption applicable aux bons d’achat et cadeaux attribués sera porté à 25 % du plafond mensuel de la sécurité sociale par salarié et par année civile, soit 917 euros en 2023. Si ce plafond est dépassé, il n’y aura que la fraction supérieure qui sera soumise à cotisations et contributions sociales. Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter le site du gouvernement.
A la fois populaire auprès des collaborateurs et rapide à mettre en œuvre pour les dirigeants, ces différents dispositifs méritent donc d’être examinés de près. N’hésitez pas à vous rapprocher de vos interlocuteurs Exentys pour en savoir plus et trouver la formule adaptée à votre entreprise.
