Expertise comptable pour les agences de communication : un accompagnement dédié

Création graphique, communication digitale, événementiel, conseil en stratégie de marque, etc. Les agences de communication interviennent sur des missions variées et pour les mener à bien, elles doivent faire face à de nombreuses problématiques récurrentes : gestion de la trésorerie, suivi des marges, gestion des fournisseurs, signature de contrats avec des prestataires, respect des obligations fiscales, etc. Le cabinet d’expertise comptable Exentys accompagne votre agence de communication dans toutes les étapes de son développement, que ce soit pour des questions comptables, sociales, fiscales ou juridiques.

Agence de communication : comptabilité et conseil

Pourquoi un cabinet d’expertise comptable pour les agences de communication ?

Les agences de communication doivent jongler entre création de contenus, gestion des clients, suivi des prestataires et bien sûr, respect des obligations administratives, comptables et fiscales. Pourtant, la comptabilité n’est pas toujours la priorité des dirigeants d’agence, absorbés par leur cœur de métier.

C’est là qu’un cabinet d’expertise comptable spécialisé prend tout son sens. Il ne s’agit pas seulement de tenir les comptes, mais de proposer un accompagnement adapté qui vous aide à mieux piloter votre activité au quotidien.

Les enjeux des agences de communication

  • Des prestations multiples : conseil en communication, graphisme, production de contenus, community management, achat d’espaces publicitaires, organisation d’événements, etc.
  • Des flux financiers hétérogènes : certains clients paient un acompte, d’autres à la fin de la prestation, etc. Il faut savoir gérer les écarts de trésorerie correspondants.
  • Des coûts externes importants : sous-traitance, achats médias, location de matériel, etc. Le métier requiert généralement de lourds investissements.
  • Des marges variables : la rentabilité ne se mesure pas uniquement sur le chiffre d’affaires, mais également sur la marge réalisée sur chaque projet.

C’est pourquoi la tenue d’une comptabilité analytique est souvent requise pour notamment comprendre la composition de leur coût de revient et l’évolution de leur marge. Les agences de communication et du marketing rencontrent également des problématiques spécifiques liées à la gestion des contrats, à la propriété intellectuelle ou encore à la fiscalité des cessions de droits d’auteurs. Un expert-comptable spécialisé vous permet de mieux comprendre ces enjeux pour prendre des décisions éclairées.

Une activité sujette à des cycles économiques

Le secteur de la communication est sensible à la conjoncture économique. Lorsqu’une crise survient, les entreprises coupent souvent en priorité leur budget communication. Cela signifie pour vous :

  • des périodes d’activité soutenue, suivies de périodes plus creuses ;
  • un besoin de trésorerie bien géré pour faire face à ces variations ;
  • une gestion RH et sociale adaptée (embauches temporaires, recours à des freelances, etc.).

Que vous ayez une agence de communication, de webmarking, de conseil en relations publiques ou en SEO, le cabinet d’expertise comptable Exentys vous aide à anticiper ces cycles pour sécuriser votre activité sur le long terme.

Quelles sont les spécificités des agences de communication ?

Chaque secteur d’activité a ses particularités et le monde de la communication ne fait pas exception.

La convention collective des agences de communication

En fonction de son activité, une agence peut relever de deux conventions collectives différentes. À savoir :

Elles prévoient les règles spécifiques (grilles salariales, préavis en cas de rupture du contrat, périodes de congés, etc.). Le service paie et social d’Exentys a une connaissance fine du secteur afin de pouvoir gérer les paies et toutes les questions sociales de votre agence et vous proposer ainsi des conseils sur les dernières réglementations en vigueur.

Le cadre juridique des agences de communication

En France, les agences de communication peuvent choisir leur statut juridique en fonction de leur taille, de leurs objectifs et du régime fiscal et social appliqué. En effet, la forme juridique d’une entreprise détermine les futures obligations comptables, fiscales et sociales de la société et de son dirigeant. Par exemple :

  • l’entreprise individuelle (ou micro-entreprise) pour un entrepreneur solo. Le statut d’auto-entreprise permet de profiter d’obligations comptables, fiscales et sociales très allégées à condition de respecter un plafond de chiffre d’affaires (77 700 € HT pour des prestations de services) ;
  • la société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU) ou l’entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL) pour ceux qui veulent un cadre sociétal à associé unique avec une responsabilité limitée aux apports et la possibilité de faire entrer de nouveaux associés ;
  • la société à responsabilité limitée (SARL) ou la société par actions simplifiée (SAS) pour les projets lancés à plusieurs.

Chaque forme juridique a ses propres implications. Notre pôle « création, reprise, cession et transmission d’entreprise », se tiendra à vos côtés pour vous présenter vos différentes options. À titre d’exemple, le chef d’entreprise doit prendre le temps de choisir son statut juridique au regard de son futur régime social (travailleur non salarié ou assimilé salarié). Ce dernier a un impact considérable sur le montant des charges sociales à payer, la protection sociale offerte et la gestion administrative qui en découle.

En matière juridique, les agences doivent aussi faire face à des réglementations complexes relatives :

  • aux droits d’auteur : certaines prestations sont soumises à des règles spécifiques et compliquées pour un non-initié (cession de droits, taux de TVA, etc.) ;
  • aux contrats clients et fournisseurs : prestations en régie, facturation à la tâche ou au forfait, contrat de sous-traitance, embauche d’un apprenti, recours aux services d’un freelance, etc. Il vous faut bien définir les modalités de chaque contrat pour éviter les litiges et comprendre les responsabilités de chacun.

Pourquoi choisir le cabinet d’expertise comptable Exentys pour votre agence de communication ?

Chez Exentys, nous connaissons parfaitement les spécificités du secteur de la communication et accompagnons les agences de toutes tailles.

Au-delà de notre mission d’expertise sociale et de commissariat aux comptes, nos experts vous proposent un service sur mesure pour la mise en place de solutions adaptées à votre agence.

Des missions adaptées aux agences de communication

Nous proposons un accompagnement global.

  • Comptabilité courante : tenue et révision de la comptabilité, déclarations fiscales (TVA, impôts, liasse fiscale, etc.), établissement des comptes annuels (bilan comptable, compte de résultat et annexe) et des livres comptables, vérification d’éligibilité aux crédits d’impôts, etc. ;
  • Gestion de trésorerie : suivi des encaissements et décaissements, prévisions de trésorerie, etc. ;
  • Suivi des marges par projet : analyse des coûts et des performances, calcul des marges, reporting régulier, etc. ;
  • Gestion sociale : bulletins de paie, déclarations sociales, gestion des freelances, etc. ;
  • Gestion et conseil juridique : secrétariat juridique, rédaction ou relecture des contrats, modification des statuts, formalités auprès du greffe du tribunal, accompagnement sur les cessions de droits, etc. ;
  • Optimisation fiscale et de rémunération : montage juridique pour optimiser la fiscalité de l’agence et la rémunération du dirigeant.

Un accompagnement sur mesure pour piloter votre agence web

Nous vous soutenons dans la gestion de votre agence de communication sur le long terme :

  • choix du statut juridique au démarrage ou en phase de développement (SAS, SARL, micro-entreprise, holding, etc.) ;
  • gestion des levées de fonds ou des entrées d’associés ;
  • optimisation fiscale et sociale (arbitrage entre dividendes et rémunération du dirigeant, intéressement, etc.) ;
  • anticipation des périodes creuses à l’aide d’une gestion de trésorerie optimale.

Nos prestations ne se limitent pas à l’établissement de vos comptes, nous vous épaulons tout au long de la vie de votre entreprise : de l’initiation du projet à sa transmission en passant par la préparation des demandes de financement.

Nous vous aidons également à remplir vos obligations personnelles de dirigeant d’entreprise (par exemple, la déclaration de revenus de travailleur indépendant).

Une plateforme digitale performante et sécurisée

Notre plateforme digitale simplifie la gestion de votre agence de communication grâce à une collaboration fluide et à des échanges sécurisés. Elle comprend la transmission de flux de données multi-sources et multi-devices avec :

  • Pennylane : un logiciel en ligne de gestion des finances et de la comptabilité ;
  • Silæ : une solution de gestion de la paie et des RH ;
  • MEG : une plateforme collaborative avec des outils de facturation, de caisse, de gestion des achats et des notes de frais ;
  • Dext : un logiciel de pré-comptabilité ;
  • ACD : une suite modulaire pour la comptabilité, le suivi des comptes, l’établissement des paies, etc. ;
  • Power BI : un outil pour suivre l’évolution de vos indicateurs de performance ;
  • Finthesis : une solution d’analyses financières.

L’utilisation de ces outils et leur connexion à notre plateforme vous permet d’obtenir des données consolidées et structurées pour une meilleure visibilité de votre santé financière. Nos équipes peuvent ainsi vous fournir des conseils 100 % personnalisés et au plus près de votre situation.

Les bénéfices pour votre agence de communication

Collaborer avec Exentys, c’est :

  • gagner du temps sur l’administratif pour vous consacrer à vos clients et à vos créations ;
  • mieux piloter vos marges grâce à la mise en place d’indicateurs personnalisés ;
  • anticiper vos charges sociales et fiscales pour éviter les mauvaises surprises ;
  • optimiser vos coûts avec un suivi précis des dépenses en sous-traitance ;
  • sécuriser vos contrats et vos cessions de droits en vous assurant d’être conforme juridiquement.

En externalisant la comptabilité et la paie, vous pourrez gagner de nombreuses heures par mois de gestion administrative et comptable. Par ailleurs, nos conseils permettent généralement aux agences d’obtenir de meilleures marges et de réduire leurs charges sociales.

Vous souhaitez gagner du temps sur votre gestion comptable et optimiser votre rentabilité ? Contacter les équipes d’Exentys, situées à Paris, pour un premier échange et découvrir notre accompagnement sur mesure.

FAQ – comptabilité des agences de communication

Doit-on passer par un expert-comptable quand on dirige une agence de communication ?

Ce n’est pas une obligation légale, mais c’est fortement conseillé. La gestion comptable d’une agence comporte des spécificités (droits d’auteur, sous-traitance, marges par projet, etc.) qui nécessitent un accompagnement expert. Par ailleurs, vous obtiendrez des conseils juridiques et fiscaux pour améliorer la rentabilité de votre agence et vous serez certain d’être en conformité avec les évolutions législatives.

Comment gérer la facturation des freelances ou des prestataires dans une agence de communication ?

La plupart des agences web ont recours à des freelances spécialisés pour mener à bien leurs missions. Les formalités à accomplir dépendent du statut juridique du prestataire choisi (micro-entrepreneur, société, indépendant à l’étranger, etc.).
Pour chaque mission, il vous faudra établir un contrat pour encadrer la prestation et contrôler les factures (voire les notes de frais).

Quels sont les indicateurs financiers à suivre dans une agence de communication ?

Il existe de nombreux indicateurs de performance intéressants pour les agences web. Voici quelques exemples :

  • la marge brute par projet ou client ;
  • les coûts des sous-traitants par rapport au chiffre d’affaires ;
  • le taux de transformation des devis ;
  • le solde de trésorerie.

Quelles sont les aides disponibles pour une agence de communication en cours de formation ou en développement ?

À sa création, une agence web peut solliciter diverses aides, telles que :

  • l’ACRE (une exonération de cotisations sociales) ;
  • des subventions publiques ;
  • des prêts d’honneur.

Par ailleurs, elle pourra obtenir des crédits d’impôt en cas de développement d’outils ou de solutions numériques.

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Henri Ford