Un déménagement d’entreprise ne se résume pas à déplacer quelques cartons et à prévenir les équipes. Changement d’adresse, assemblée validant le transfert de siège social, modification des statuts, formalités administratives… Les démarches sont nombreuses et doivent être réalisées dans un ordre précis pour éviter tout oubli (ou toute mauvaise surprise). Que vous déménagiez vos bureaux, votre local commercial ou votre siège social, découvrez les formalités à réaliser lors d’un déménagement d’entreprise.
Sommaire :
Qu’est-ce qu’un déménagement d’entreprise ?
Quelles démarches effectuer pour déménager une entreprise ?
- La décision de transférer le siège social de l’entreprise
- La demande d’inscription modificative
- La mise à jour des documents de l’entreprise
- L’information des partenaires
- La déclaration de changement d’adresse auprès de l’administration fiscale
- La mise à jour des contrats professionnels et outils
FAQ
- Que deviennent les contrats de l’ancien établissement de l’entreprise ?
- Faut-il publier une annonce légale en cas de déménagement d’entreprise ?
- Combien coûte un transfert de siège social ?
- Quels sont les délais pour déclarer un changement d’adresse d’entreprise ?
- Peut-on déménager son entreprise sans modifier les statuts ?
- Déménagement d’entreprise : quelles erreurs éviter ?
Qu’est-ce qu’un déménagement d’entreprise ?
Le déménagement d’une entreprise correspond à un changement d’adresse professionnelle. Il peut prendre plusieurs formes, avec des conséquences juridiques et administratives différentes.
On distingue principalement :
- le transfert de siège social : le siège social est l’adresse administrative, fiscale et juridique de votre entreprise. Il est indiqué sur l’extrait Kbis et l’ensemble des documents de l’entreprise. Son changement implique obligatoirement des formalités juridiques et une modification des statuts ;
- le déménagement d’un établissement principal, secondaire ou complémentaire : l’entreprise conserve son siège social, mais change l’adresse d’un lieu d’exploitation, c’est-à-dire un local où elle exerce son activité. Ce changement d’adresse requiert aussi une déclaration officielle et une modification des statuts s’ils y sont indiqués.
Bon à savoir : Le siège social d’une entreprise peut être situé dans un local (loué ou acheté), au domicile d’un dirigeant ou dans une société de domiciliation.
Les démarches à effectuer varient également en fonction de la forme juridique de votre entreprise (SARL, SAS, société unipersonnelle, auto-entrepreneur, etc.) et du lieu de transfert.
Quelles démarches effectuer pour déménager une entreprise ?
Un déménagement d’entreprise nécessite de suivre une procédure bien définie. Certaines étapes sont obligatoires, d’autres fortement recommandées pour assurer la continuité de l’activité.
Attention : Vous êtes locataire des locaux de votre entreprise ? Pensez à informer votre bailleur dans les délais puisque vous avez un préavis de 3 ou 6 mois à respecter.
1. La décision de transférer le siège social de l’entreprise
Lorsque le déménagement concerne le siège social, une décision formelle doit être prise. Selon la forme juridique et les statuts de l’entreprise, le transfert peut être décidé par :
- le dirigeant (par exemple, il n’est pas rare que le président d’une SAS soit désigné dans les statuts comme l’organe compétent pour décider d’un changement de siège social) ;
- l’assemblée générale extraordinaire (AGE) des associés.
Il est alors nécessaire de rédiger un procès-verbal d’AGE (ou de décisions de l’associé unique pour une société unipersonnelle) et de mettre à jour les statuts de l’entreprise, à savoir la clause mentionnant le siège social.
L’entreprise est également tenue de publier une annonce légale de transfert de siège social dans un support habilité.
Bon à savoir : Si le transfert de siège social entraîne un changement de greffe référent, il vous faut publier deux annonces légales : une dans votre ancien département et une dans le nouveau.
Une fois ces démarches effectuées, l’entreprise peut passer à l’étape suivante : déposer une demande d’inscription modificative pour obtenir un nouvel extrait Kbis.
Vous êtes entrepreneur individuel ou auto-entrepreneur ? Ces étapes ne vous concernent pas.
2. La demande d’inscription modificative
Le changement d’adresse de l’entreprise (et la modification des statuts) doit ensuite être déclaré via le guichet unique, géré par l’INPI.
Cette inscription modificative vous permet de mettre à jour :
- les informations officielles relatives à la société ;
- le registre national des entreprises (RNE) et éventuellement le registre du commerce et des sociétés (RCS) ;
- l’extrait Kbis.
La déclaration est à faire dans un délai d’un mois.
La déclaration modificative (cerfa n° 11682 dit formulaire M2) doit être accompagnée des pièces justificatives suivantes :
- un justificatif de jouissance des nouveaux locaux (bail, acte d’acquisition, facture d’énergie, etc.) ;
- les statuts à jour ;
- le procès-verbal de l’AG décidant du transfert du siège social ;
- l’attestation de parution de (ou des) annonce(s) légale(s) ;
- la liste des sièges sociaux antérieurs (en cas de changement de département).
Les documents peuvent légèrement varier pour un transfert d’établissement principal, secondaire ou complémentaire. Par exemple :
- en cas d’achat d’un fonds de commerce, vous devez joindre l’acte d’acquisition, le bail commercial et l’attestation de parution d’un avis de transfert :
- en cas d’exercice d’une activité réglementée, il vous faut communiquer la demande d’exercice de l’activité ou un document attestant de votre autorisation.
Bon à savoir : Pour un entrepreneur individuel, c’est le formulaire P2 (cerfa n° 11678) qui est à remplir.
Le changement de siège social ou d’établissement pour un entrepreneur individuel (ou auto-entrepreneur) entraîne l’attribution d’un nouveau numéro SIRET.
3. La mise à jour des documents de l’entreprise
Une fois l’adresse du siège social modifiée officiellement, l’ensemble des documents administratifs et commerciaux de votre entreprise doit être mis à jour et mentionner la nouvelle adresse. Cela concerne notamment :
- les statuts ;
- les factures et devis ;
- les fiches de paie ;
- les mentions légales du site internet ;
- les conditions générales de vente ;
- les supports commerciaux (cartes de visites, plaquettes, etc.) ;
- les cartes grises des véhicules.
Cette étape est essentielle pour rester conforme aux obligations légales et éviter tout risque de sanction.
À noter : Pensez également à modifier votre numéro SIRET si celui-ci a changé.
4. L’information des partenaires
Bien que l’avis de transfert de siège social soit public et que toute personne puisse prendre connaissance du déménagement de votre entreprise, il est important de communiquer clairement l’information à vos partenaires professionnels. Il est recommandé d’informer :
- vos clients ;
- vos fournisseurs et prestataires ;
- vos établissements bancaires ;
- vos assureurs ;
- les organismes sociaux (caisse de retraite, sécurité sociale, Urssaf, etc.).
Pensez à leur envoyer l’information par courrier ou par e-mail en amont pour assurer la continuité des relations contractuelles et éviter les retards de paiement ou les erreurs de facturation.
Bon à savoir : Il est également important de leur signaler le changement de numéro SIRET.
5. La déclaration de changement d’adresse auprès de l’administration fiscale
Le changement d’adresse du siège social de l’entreprise doit aussi être signalé à l’administration fiscale, notamment au service des impôts des entreprises (SIE).
Cette démarche est importante car elle peut avoir des conséquences sur :
- le rattachement à un nouveau centre des finances publiques ;
- le montant de la cotisation foncière des entreprises (CFE).
Elle est à réaliser à l’aide de la déclaration 1447-C et avant le 31 décembre de l’année en cours.
Un oubli ou un retard peut entraîner des difficultés dans le suivi fiscal de votre entreprise.
6. La mise à jour des contrats professionnels et outils
Enfin, le déménagement implique souvent une révision de vos contrats et outils. Cela peut concerner :
- les contrats d’assurance ;
- les contrats de téléphonie et d’accès internet ;
- les logiciels de gestion ;
- les outils de facturation et de comptabilité.
Une vérification complète des contrats en cours permet d’éviter toute incohérence entre l’adresse réelle de l’entreprise et celle figurant dans les contrats, et la perte de courriers. De plus, vos besoins peuvent évoluer avec le changement d’établissement et cela peut être la bonne occasion pour les renégocier.
À noter : Mettez en place une redirection du courrier auprès de La Poste pour éviter tout risque de perte de documents.
Pensez également à communiquer votre nouveau numéro SIRET pour que les contrats restent bien valables (par exemple, contrats de mutuelle et de prévoyance, RC Pro, etc.).
Un déménagement d’entreprise est une étape structurante qui ne doit pas être prise à la légère. Entre les obligations juridiques, les formalités administratives et les impacts fiscaux, un accompagnement professionnel permet de sécuriser l’ensemble des démarches.
Le cabinet Exentys vous accompagne à chaque étape de votre déménagement : analyse des impacts, réalisation des formalités, mise à jour des documents et coordination avec les différents organismes. N’hésitez pas à nous contacter.
FAQ – déménagement d’entreprise : quelles formalités ?
Que deviennent les contrats de l’ancien établissement de l’entreprise ?
En principe, le déménagement de l’entreprise n’entraîne pas la résiliation automatique des contrats en cours. Ceux-ci continuent de s’appliquer, sauf clause contraire.
Toutefois, certains contrats (assurance, prestation de services, etc.) peuvent prévoir des conditions spécifiques en cas de changement d’adresse ou de transfert d’établissement. Il est donc recommandé de les analyser attentivement et, si nécessaire, de procéder à leur mise à jour.
Concernant les contrats relatifs aux anciens locaux (assurance multirisques, contrats d’énergie, contrat de téléphone, etc.), vous avez le choix entre les clôturer ou les transférer.
Faut-il publier une annonce légale en cas de déménagement d’entreprise ?
La publication d’une annonce légale est obligatoire lors d’un transfert de siège social et pour tout changement d’établissement inscrit au RCS.
Les modalités varient selon la situation :
- si le transfert a lieu dans le même département, une seule annonce légale suffit ;
- si le transfert s’effectue dans un autre département, deux annonces légales sont nécessaires : l’une dans l’ancien département, l’autre dans le nouveau.
Elle sert à informer les tiers du déménagement de l’entreprise.
Combien coûte un transfert de siège social ?
Le coût d’un transfert de siège social comprend principalement deux éléments. À savoir :
- les frais de publication de l’annonce légale (108 € HT par annonce) ;
- les frais liés aux formalités déclaratives (188,81 € TTC pour un transfert de siège social dans le même ressort de greffe et 222,63 € pour un transfert dans un autre ressort + 41,98 € par établissement secondaire inscrit dans un RCS différent de celui du siège social).
Les sociétés unipersonnelles profitent de tarifs réduits. Par ailleurs, les coûts peuvent varier en fonction de votre situation : ancien établissement conservé ou fermé, etc.
Si vous vous faites accompagner par un professionnel, il faut également prendre en considération ses honoraires.
Par ailleurs, d’autres coûts sont à prévoir : le déménagement en lui-même, l’impression des nouveaux documents, les frais de communication, etc.
Quels sont les délais pour déclarer un changement d’adresse d’entreprise ?
Le changement d’adresse de l’entreprise doit être déclaré dans un délai d’un mois à compter du déménagement effectif.
Cela concerne notamment :
- la déclaration modificative via le guichet unique ;
- l’information de l’administration fiscale.
Respecter ces délais permet d’éviter tout risque de pénalité ou de difficulté administrative.
Pensez également à prévenir le plus rapidement possible les organismes sociaux et vos partenaires commerciaux afin d’éviter des rejets de DSN, des régularisations tardives, des pertes de courrier ou encore des pénalités.
N’oubliez pas également de préciser votre nouveau numéro SIRET.
Peut-on déménager son entreprise sans modifier les statuts ?
Tout dépend de la nature du déménagement.
La modification des statuts est obligatoire lorsque le déménagement concerne le siège social de l’entreprise, puisque l’adresse du siège figure dans les statuts.
En revanche, le déménagement d’un établissement secondaire n’entraîne pas nécessairement de modification statutaire. La modification est requise seulement si son adresse est mentionnée dedans.
Déménagement d’entreprise : quelles erreurs éviter ?
Certaines erreurs sont fréquentes lors d’un déménagement d’entreprise et peuvent avoir des conséquences juridiques, fiscales ou administratives.
Parmi les principales erreurs à éviter :
- la non déclaration du changement d’adresse dans les délais, ce qui peut entraîner des pénalités ou des complications avec l’administration ;
- l’absence de communication sur le changement de SIRET auprès des partenaires et organismes (rejet des DSN, application de pénalités de retard, etc.) ;
- la sous-estimation des impacts fiscaux, notamment sur la CFE ;
- la non vérification des contrats en cours ;
- l’absence de modifications des mentions obligatoires sur les factures (adresse et SIRET).
Anticiper ces points permet de sécuriser le déménagement et d’assurer une transition sans interruption d’activité. N’hésitez pas à vous faire accompagner sur ce point.
