Vos services voient passer de nombreux documents tout au long de la journée : contrats, factures, bulletins de paie, livre comptable, etc. Ces documents légaux sont à conserver afin de notamment pouvoir répondre à un éventuel contrôle de la part de l’administration fiscale. Toutefois, le délai de conservation dépend selon la nature des documents. Exentys vous propose de faire le point à travers cet article. N’hésitez pas à télécharger la fiche dédiée ici.
Pourquoi conserver les documents de l’entreprise ?
Au-delà de l’aspect obligatoire, la conservation des documents légaux de votre entreprise présente certains avantages.
Les documents peuvent servir de preuves. En effet, à partir des documents, vous pourrez prouver une situation : la réalité et l’étendue de vos droits, l’accomplissement de certaines obligations notamment envers l’administration fiscale et les caisses sociales, etc.
Les documents légaux constituent « un commencement de preuve par écrit » pour vous défendre dans le cadre d’un litige.
De ce fait, la durée de conservation des documents légaux coïncide généralement avec le délai de prescription pour agir en justice.
Comment conserver les documents de l’entreprise ?
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour conserver les documents. Dans certains cas, vous pourrez vous contenter de conserver une copie, c’est-à-dire une reproduction fidèle et durable de l’origine. Néanmoins, pour les documents fiscaux, ce sont les formes originales qui doivent être présentées en cas de contrôle de l’administration fiscale.
Par ailleurs, vous avez la possibilité de conserver les documents soit en papier soit sous la forme électronique. Dans les deux cas, la personne qui a établi l’écrit doit pouvoir être identifiée. Par ailleurs, le document électronique doit être établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir son intégralité.
Bon à savoir
Les documents sur support informatique doivent être conservés sous la forme électronique pendant trois ans (soit le délai de reprise de l’administration fiscale). Au-delà, ils peuvent être conservés sur tout support.
Tableau récapitulatif des durées de conservation des documents civils et commerciaux
Tableau récapitulatif des durées de conservation des documents comptables
Les pièces comptables peuvent être utilisées comme preuve dans le cadre de la justice. Par exemple dans des affaires de succession, de partage de société, en cas de redressement ou liquidation judiciaire, etc. Par ailleurs, l’administration fiscale possède un droit de communication, d’enquête et de contrôle pendant six ans à compter de la dernière opération ou de la date à laquelle ils ont été établis.
Bon à savoir
Si vous tenez votre comptabilité sur un support informatique, vous devrez les présenter à l’administration sous cette forme.
Les durées de conservation des documents fiscaux
Les justificatifs de paiement des impôts ont une durée de conservation de six ans. Il s’agit des justificatifs pour :
- l’impôt sur le revenu ;
- l’impôt sur les sociétés ;
- les bénéfices industriels et commerciaux ;
- les bénéfices non commerciaux ;
- les bénéfices agricoles ;
- les impôts directs locaux ;
- la cotisation foncière des entreprises ;
- la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises ;
- les taxes sur le chiffre d’affaires (TVA, taxe sur les conventions d’assurance, etc.).
À noter
Les délais de conservation sont portés à 10 ans en cas d’activité occulte ou illicite (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, etc.). En effet, l’administration peut contrôler ces activités sur une période de 10 ans.
Tableau récapitulatif des durées de conservation des documents relatifs à la gestion du personnel
En cas d’infractions pour travail illégal, conservez les documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires pendant cinq ans au-delà de l’année en cours.
Bon à savoir
En pratique, vous devez conserver les bulletins de salaire de vos salariés plus longtemps. En effet, vous devez assurer leur disponibilité jusqu’à six ans au-delà de l’âge de départ en retraite de vos salariés.
Au regard des récentes évolutions législatives et réglementaires qui imposent aux entreprises de distribuer les fiches de paie via un moyen sécurisé, la mise en place d’un coffre-fort numérique est une solution pérenne et sûre, tant pour le collaborateur que pour l’entreprise. Côté employeur, le coffre-fort numérique constitue une solution numérique optimale qui permet la mise à disposition, le stockage et la diffusion aux destinataires concernés de documents personnels via un espace virtuel sécurisé. Côté salarié, le collaborateur aura accès à vie même en cas de changement d’employeur à un espace personnel et sécurisé.
Si vous avez le moindre doute sur la durée de conservation de vos documents, contactez les équipes d’Exentys pour faire un point sur la réglementation. En pratique, pour assurer vos arrières, vous pouvez toujours conserver plus longtemps vos documents.
